Офисный переезд лучше рассматривать как отдельный проект. Здесь недостаточно заказать машину и грузчиков: нужно сохранить работоспособность компании, не потерять документы, технику и личные вещи сотрудников и в назначенный день запустить новый офис.
Почему офисный переезд нужно планировать как проект
У переезда много зависимостей: новый офис должен быть готов, IT — понимать порядок отключения и подключения, сотрудники — знать, что и когда упаковывать, а подрядчик — получить план помещений, маркировку и список имущества.
Пошаговый план офисного переезда
1. Определить цель переезда
Зафиксируйте дату, к которой компания должна полноценно работать на новом адресе, и допустимый уровень простоя.
2. Назначить руководителя проекта
Со стороны клиента должен быть один координатор, который принимает решения и собирает информацию от подразделений.
3. Составить календарный план
Разбейте проект на подготовку, упаковку, IT, транспортировку, монтаж и контроль после переезда.
4. Провести инвентаризацию
Посчитайте мебель, технику, архив, личные вещи, складские остатки и нестандартные предметы.
5. Согласовать план нового офиса
Определите, где будут находиться отделы, рабочие места, переговорные, архив и техника.
6. Решить, что перевозить
Переезд — хороший момент, чтобы не везти ненужную мебель и устаревшее оборудование.
7. Выбрать подрядчика
Передайте оба адреса, этажи, лифты, доступ транспорта, объём имущества и график. Если между адресами нужен разрыв, предусмотрите временное хранение.
8. Подготовить бюджет
Планируете офисный переезд?
Спланируем этапы, упакуем мебель и технику, организуем маркировку, перевозку и расстановку
В смете должны быть видны упаковка, транспорт, грузчики, разборка/сборка, такелаж, дополнительные рейсы и работа вне обычного времени.
9. Составить план маркировки
Каждому отделу, сотруднику или зоне присвойте понятный код, совпадающий с планом нового офиса.
10. Предупредить сотрудников
Дайте инструкцию: что сотрудники упаковывают сами, что оставляют специалистам и к какому сроку.
11. Подготовить документы и архив
Архив и документы перевозятся отдельно от обычных коробок. Конфиденциальные материалы требуют контроля доступа.
12. Составить IT-план
Зафиксируйте, кто отвечает за серверы, сетевое оборудование, компьютеры и запуск рабочих мест.
13. Подготовить упаковочные материалы
Коробки, плёнка, уголки, пузырчатый материал, гардеробные короба и защита мониторов подбираются под конкретные вещи.
14. Упаковать личные вещи сотрудников
Лучше выдать ограниченное число подписанных коробок, чтобы личное не смешивалось с общим имуществом.
15. Упаковать технику
Перед отключением зафиксируйте рабочие комплекты. Кабели и периферию удобно упаковывать вместе с соответствующим рабочим местом.
16. Разобрать и защитить мебель
Крупную мебель разбирают только настолько, насколько это нужно для безопасной перевозки.
17. Организовать погрузку
Погрузка идёт в заранее заданной очередности, чтобы на новом адресе можно было разгружать по зонам.
18. Провести переезд по зонам
Для крупных проектов удобнее двигаться блоками: отдел, этаж, зона или тип имущества.
19. Проверить новый офис
Сверьте количество мест, состояние техники, расстановку мебели и готовность рабочих мест.
20. Закрыть старый офис
После вывоза проверьте помещения, ключи, пропуска, оставшееся имущество и обязательства по старому адресу.
Пример распределения ролей
| Роль | Ответственность |
|---|---|
| Руководитель проекта | сроки, решения, согласование |
| IT | отключение, упаковка и запуск техники |
| HR / офис-менеджер | коммуникация с сотрудниками |
| Подрядчик | упаковка, погрузка, транспорт, расстановка |
| Ответственные по отделам | инвентаризация и приёмка |
Пример маркировки
FIN-03 / Финансы / рабочее место 3 / новый кабинет 214
Частые ошибки
Начинать упаковку без плана нового офиса, не назначить одного координатора, смешать архив с обычными коробками, не продумать IT и оставить маркировку на последний день.
Короткий чек-лист
- Дата запуска определена
- Ответственный назначен
- Инвентаризация готова
- План расстановки утверждён
- Подрядчик выбран
- Маркировка согласована
- Сотрудники получили инструкции
- IT-план готов
Главное
Успешный офисный переезд — это не один день перевозки, а последовательный проект.
Prime Relocation MOS поможет подготовить и провести офисный переезд под ключ: спланировать этапы, упаковать мебель и технику, организовать маркировку, перевозку, временное хранение и расстановку.